Нужно написать деловое письмо на английском языке? В этом тексте вы найдете несколько практических советов, реальных примеров и фраз, полезных при составлении деловой переписки на английском языке.
Срочно нужно написать письмо на английском!
Настал момент, когда вам нужно написать деловое письмо на английском языке? Позвольте заранее предупредить вас, что здесь нет коротких путей.
Вы не можете научиться красиво писать по-английски по одному тексту. Для этого требуется владение как письменной речью, так и, прежде всего, самим английским языком. Хотя письмо — это, пожалуй, единственная область, где школьные скучные правила грамматики могут быть полезны, для того чтобы наш текст лился свободно, и наши предложения должны идти будто «от сердца».
Для этого нам нужно «чувствовать» английский язык не столько головой, сколько сердцем.
Как это сделать?
Благодаря обширному контакту с английским языком!
В идеале, не только пассивный (слушание радио, чтение текстов), но и активный, когда мы сами создаем предложения на английском языке.
Конечно, здесь есть один нюанс. Если мы создаем (устно или письменно) неправильные предложения, мы можем обнаружить, что закрепляем неправильное обучение разговорному английскому языку. Поэтому важно, чтобы кто-то проверял наш текст или обращал внимание на то, как мы говорим.
Но что, если мы решили учить английский самостоятельно?
Тогда, вероятно, лучшим решением будет онлайн-курс английского языка от Speakingo. Мы предлагаем вам учиться разговаривать полными, подготовленными предложениями. Вот как мы бы говорили, но без ошибок. Мы учим грамматику, и она становится привычкой и не останавливается на уровне теоретического правила. Вы можете бесплатно опробовать онлайн-курс английского языка Speakingo, нажав на кнопку ниже:
Однако, возвращаясь к написанию делового письма на английском языке, конечно, есть несколько элементов, на которые следует обратить внимание:
Структура делового письма на английском языке
Как и большинство официальных писем, деловое письмо на английском языке также состоит из следующих элементов:
- дата и адрес
- приветствие
- введение и благодарность
- основная часть
- окончание
- подпись
Давайте рассмотрим эти элементы и английские фразы, которые могут быть в них использованы.
Заголовок, адрес и дата в деловом письме на английском языке
Деловое письмо на английском языке начинается с даты и адреса. В русских официальных письмах мы часто помещаем адресата (того, кому мы пишем) с правой стороны. В письмах на английском языке адресат располагается с левой стороны.
Однако в профессиональном деловом письме мы размещаем наш адрес как часть бланка, в верхнем или нижнем колонтитуле.
Он также может появляться в тексте, но именно наш адрес, адрес отправителя, располагается с правой стороны или, возможно, с левой стороны до/после контактных данных получателя. Иногда адрес отправителя можно найти только в конце письма, под подписью.
Так что, в Англии — все наоборот, на другой стороне! 🙂
Дата в письме в английском языке также не обязательно должна быть на правой стороне. Обычно он располагается с правой стороны, например, между адресами отправителя и получателя.
Помните также, что хотя мы говорим 10th of May, в транскрипте слово of опущено, и мы пишем 10th May 2019 или более по-американски May 10th, 2019.
В чисто деловой переписке можно также добавить должность, которую мы занимаем, в раздел с нашим адресом.
Приветствие в деловом письме на английском языке
Хотя это может показаться странным, мы также начинаем официальные деловые письма на английском языке с приятной вежливой фразы Dear, то есть дорогой. Поэтому в приветствии (salutation) мы напишем:
- Dear Mr English— уважаемый мистер, Dear Ms English — уважаемая мисс English или Dear Mrs English — дорогая миссис English
- Dear Sir/Madam— Уважаемый господин/госпожа
Последнего лучше избегать — это показывает, что мы не потрудились погуглить, кому мы пишем. Это значительно повышает вероятность того, что наше письмо также окажется в мусорной корзине.
В случае с открытыми письмами мы можем использовать выражение:
- To Whom It May Concern –Кому это может быть интересно
а еще лучше, если мы назовем группу, в которую пишем, например:
- Dear Parents — дорогие родители
Как начать деловое письмо на английском языке?
Как правило, деловое письмо на английском языке лучше не начинать с сути вопроса. Будь то телефонный разговор на английском языке, непринужденная беседа или письмо на английском языке, полезно открывать ситуацию «мягко».
Лучший способ сделать это — сказать спасибо, например, за предыдущий телефонный звонок, встречу, вклад, который данная компания внесла в историю человечества. 🙂
Например, письмо на английском языке полезно начинать со слов благодарности:
- Thank you for contacting us.
(Спасибо, что связались с нами.)
- Thank you for a fruitful exchange last Tuesday.
(Спасибо за плодотворный обмен (словами) в прошлый вторник).
- After our Tuesday meeting I was thinking about our business relationship and how fortunate I am to work with you.
(После нашей встречи во вторник я думал о наших деловых отношениях и о том, как мне повезло работать с вами).
- I would like to take this opportunity to thank you for your cooperation in recently completing our business deal.
(Пользуясь случаем, я хотел бы поблагодарить Вас за сотрудничество по нашему деловому соглашению).
Фразы для использования в основной части делового письма на английском языке
Однако в деловой переписке вы можете позволить себе быть более конкретным, чем обычно, и с самого начала написать то, что вы хотите. Например:
- With reference to our telephone conversation…
(Ссылаясь на наш телефонный разговор…)
- Further to our meeting last Wednesday,…
(Ссылаясь на нашу встречу в прошлую среду…)
- I am writing to…
(Я пишу, чтобы…)
- I would be interested in receiving…
(Я был бы заинтересован в получении …)
- I am writing to you on behalf of…
(Я пишу от имени…)
- I’m writing to enquire about...
(Я пишу, чтобы узнать больше о…)
Что писать в деловом письме на английском языке?
Конечно, каждое деловое письмо на английском языке отличается от других. Что писать дальше, знаете только вы.
Однако, возможно, вам пригодятся следующие фразы.
- I would be grateful if you could…
(Я буду благодарен, если вы…)
- Would you be so kind as to…
(Не будете ли вы так любезны…)
- We would appreciate if you could provide us with more detailed information concerning …
(Мы будем очень признательны, если вы пришлете нам дополнительную информацию о …)
- We are pleased to place an order with your company for…
(Мы рады разместить заказ в вашей компании на…)
- It will take about three weeks to process your order.
(Выполнение вашего заказа займет примерно три недели).
Когда все должно было быть красиво, а получилось как всегда…
- We carefully considered your proposal, and unfortunately we decided not to…
(Мы внимательно рассмотрели ваше предложение и, к сожалению, решили отказаться…)
- I regret to inform you that…
(Я с сожалением сообщаю вам, что …)
- I would like to query the charges which seem unusually high.
(Я хотел бы спросить о гонорарах, которые выглядят необычно высокими).
- I’m afraid it would not be possible to…
(Боюсь, что это будет невозможно…)
- We would appreciate your immediate attention to this matter.
(Я был бы очень признателен за немедленное рассмотрение этого вопроса).
- Our company would be pleased to get...
(Наша компания будет рада получить…)
Давайте поговорим о деньгах:
- Please send us your price list.
(Пожалуйста, пришлите нам ваш прайс-лист).
- This is to confirm receiving your detailed quotation.
(Я подтверждаю получение вашего подробного предложения).
- Our terms and conditions of payment are as follows:
(Наши условия оплаты следующие:)
Что касается самого ремесла составления красивых предложений на английском языке, то подробнее об этом я пишу в следующем посте:
Заключение делового письма на английском языке
- Please find enclosed…
Я прикрепляю…
- I would appreciate a reply at your earliest convenience.
«Я буду признателен за ответ, написанный в кратчайшие сроки» означает «Все горит, и я прошу быстрого ответа».
- I look forward to meeting you on…
Я с нетерпением жду дня встречи …
- If we can be of any further assistance, please let us know.
Если вам что-то понадобится, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.
- I look forward to the possibility of working together.
Я с нетерпением жду возможности начать совместную работу.
- Thank you in advance…
Заранее спасибо .
Подпись в деловых письмах на английском языке
Конечно, мы подписываемся своим именем с помощью клавиатуры, а также собственноручной подписью (в настоящее время обычно это сканированное изображение…).
- Yours faithfully,
- Sincerely yours,
или менее формально
- Regards,
- Best regards,
И не забудьте прочитать свое письмо перед отправкой!
2. Деловая переписка — это официальное письмо
В деловой переписке на английском языке мы придерживаемся общих правил формального письма, таких как:
- мы используем полные формы, а не сокращенные (It is, а не it’s и т.д.).
- в английском языке Вы — это you, и мы не пишем его с большой буквы
- нужно избегать phrasal verbs (и тем более эти непристойные выражения).
- мы очень вежливы
- можем использовать пассивный залог, но без преувеличения
Оформление делового письма на английском языке
- Выравнивание (выравнивание текста) по левому краю
- не жалейте места для полей (1,5 — 2 см)
- одинарный межстрочный интервал
- не пишите слишком длинные абзацы, это плохо читается и выглядит некрасиво
- переносы строк между абзацами
- Если нет корпоративного шрифта, обычный размер шрифта — 12, Times New Roman или Arial
Как научиться писать деловые письма на английском языке?
Все приходит с мастерством. Вот почему я рекомендую оттачивать свой английский на практике! И практика делает совершенным!
Отличная возможность улучшить свой английский — как на начальном, так и на продвинутом уровне — это онлайн-курс английского языка от Speakingo.
Вы найдете все слова, фразы и грамматические конструкции, которыми вы будете блистать в своем деловом письме на английском языке!
Интересно, что на курсе Speakingo вы изучаете английский язык, говоря полными предложениями на своем уровне со своими… телефон или компьютер, который понимает вас, хвалит и, если нужно, поправляет. Кроме того, вы слушаете носителя языка, смотрите на красивые фотографии и просто общаетесь — в то время как вся необходимая грамматика и лексика, которая тщательно освещается в методике курса, сама собой входит в вашу голову!
Если вас интересует в основном письмо, вам также понравятся дополнительные онлайн-диктанты на Speakingo ,доступные после регистрации !
В любом случае, лучше всего выяснить это самому или самой! Зарегистрируйтесь двумя щелчками ниже, чтобы попробовать этот метод изучения английского языка онлайн бесплатно и без обязательств!
Инвестируйте в свой английский!
Запишитесь на онлайн-курс английского языка Speakingo.
Писали ли вы деловые письма на английском языке? Какие впечатления, советы? Поделитесь в комментариях!
